018 — Guide pour gérer vos boîtes vocales

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Guide de l’administrateur pour gérer les boîtes vocales de votre système de téléphonie depuis Studio, le portail de gestion en ligne d’Ubity.

1 Se connecter à l'interface

Adresse de l’interface: https://studio.ubity.com

Nom d’usager: votre adresse courriel

Si vous ne vous êtes jamais connecté ou si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, veuillez faire une demande sur l’interface (en cliquant sur Récupérer votre mot de passe) car nous n’y avons pas accès par souci de sécurité.

2 Ajouter une boîte vocale

Créer une boîte vocale

Vous devez vous rendre dans l’onglet Outils, puis cliquer sur Boîtes vocales et enfin sur Ajouter une boîte vocale…

Ajouter des boîtes vocales

Le formulaire suivant apparaît à l’écran:

Formulaire des boîtes vocales

Entrer le numéro du poste rattaché à la boîte vocale.

Numéro du poste des boîtes vocales

Entrer le nom de la boîte vocale (exemples: nom de la personne à qui est rattachée la boîte vocale ou Boîte vocale générale ou Salle de conférence…)

Nom des boîtes vocales

Définir les options de la boîte vocale

Entrer l’adresse courriel à laquelle vous souhaitez faire parvenir les messages vocaux laissés sur la boîte vocale.

Courriel de réception des messages des boîtes vocales

Entrer le mot de passe pour accéder à la boîte vocale.

Mot de passe des boîtes vocales

Cocher la case suivante si vous ne souhaitez pas conserver sur le serveur les messages vocaux laissés sur la boîte vocale. Ces derniers seront alors envoyés uniquement par courriel à l’adresse indiquée ci-dessus. Ils ne seront plus accessibles à l’aide d’un téléphone.

Stockage des messages des boîtes vocales

Définir la durée maximale des messages.

Durée maximale des messages des boîtes vocales

Le nombre maximum de messages enregistrés est bloqué, par défaut, à 100.

Nombre maximum des messages des boîtes vocales

Ne pas oublier de sauvegarder afin de finaliser le processus.

Sauvegarder les modifications des boîtes vocales

3 Les options de vos boîtes vocales

Vous devez vous rendre dans l’onglet Outils, cliquer sur Boîtes vocales puis sur le bouton d’édition des options.

Modifier les options des boîtes vocales

Le formulaire suivant apparaît à l’écran.

Formulaire des options des boîtes vocales

Modifier les options

Pour modifier les options se trouvant dans le formulaire, vous pouvez suivre les instructions données dans le paragraphe «Définir les options de la boîte vocale» au point 3 ci-haut.

Vider une boîte vocale

Si vous avez choisi l’option de stockage des messages vocaux sur le serveur, il est possible d’écouter les messages par téléphone. La limite de stockage est de 100 messages par boîte vocale. Lorsque cette limite est atteinte, les correspondants ne peuvent plus laisser de messages.

La ligne suivante permet de vérifier le nombre de messages se trouvant dans la boîte vocale.

Nombre de messages dans les boîtes vocales

Vider les boîtes vocales L’icône représentant une poubelle vous permet de vider la boîte vocale.

Le système vous demande de confirmer la suppression de tous les messages. Il vous offre également la possibilité d’effacer les messages personnalisés liés à la boîte vocale (message de non-disponibilité, message temporaire, etc) en cochant la case à côté de la question Voulez-vous aussi effacer vos messages d’accueil personnalisés?

Messages personnalisés des boîtes vocales

Valider la suprression des messages des boîtes vocales Vous devez ensuite valider votre réponse en cliquant sur Oui.

4 Supprimer une boîte vocale

Vous devez vous rendre dans l’onglet Gestion et cliquer sur Boîtes vocales.

Éditer les boîtes vocales Cliquer sur le bouton d’édition qui se trouve à côté du nom de la boîte vocale que vous souhaitez supprimer.

Un formulaire apparaîtra à l’écran. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Supprimer.

Supprimer les boîtes vocales

Pour en savoir plus sur les files d’appels, voir aussi:

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