021 — Guide pour gérer vos postes téléphoniques sur l’interface utilisateur

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Guide de l’administrateur pour gérer les postes téléphoniques de votre système de téléphonie sur l’interface utilisateur de Studio, le portail de gestion en ligne d’Ubity.

Voir aussi 020 — Guide pour gérer vos postes téléphoniques sur l’interface administrateur.

1 Se connecter à l'interface

Adresse de l’interface: https://studio.ubity.com

Nom d’usager: votre adresse courriel

Si vous ne vous êtes jamais connecté ou si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, veuillez faire une demande sur l’interface (en cliquant sur Récupérer votre mot de passe) car nous n’y avons pas accès par souci de sécurité.

2 Paramétrer le poste téléphonique

Vous devez vous rendre dans l’onglet Gestion, puis cliquer sur Postes téléphoniques et enfin sur Tous les postes. Cliquer ensuite sur le bouton Modifier qui se trouve au bout de la ligne correspondant au poste téléphonique que vous souhaitez configurer.

Modifier les postes téléphoniques

En haut de la page, vous trouverez le numéro de poste ainsi que le nom de l’utilisateur. Plus bas, vous pourrez gérer différentes options:

Langue par défaut

À l’aide du menu déroulant, vous pouvez choisir la langue qui sera utilisée pour les fonctionnalités du système ainsi que pour le téléphone assigné au poste téléphonique.

Langue des postes téléphoniques

Musique d’attente

À l’aide du menu déroulant, vous pouvez choisir la musique en attente qui sera utilisée lorsque vous mettrez votre correspondant en attente, lorsque le find-me/follow-me est activé ou lorsque vous êtes vous-même mis en attente.

Musique d'attente des postes téléphoniques

Durée de la sonnerie

Indiquer, en chiffres, la durée pendant laquelle vous souhaitez que le téléphone sonne. (Si le nombre de secondes est nul, le téléphone sonnera indéfiniment.)

Sonnerie des postes téléphoniques

Ne pas déranger

Si vous activez cette fonctionnalité, l’appelant entendra une sonnerie indiquant que le téléphone
est en dérangement.

Ne pas déranger les postes téléphoniques

Renvoi d’appel

Vous pouvez déterminer si vous souhaitez que les appels entrants non répondus soient redirigés vers un autre numéro. Si oui, vous devez alors mettre la case Renvoi d’appel sur ON et compléter les paramètres suivants:

Règle

Dans un premier temps, vous devez définir les conditions du renvoi d’appel pour le poste.

  • Toujours renvoyer: L’appel est tout de suite renvoyé.
  • Seulement en cas de non-réponse: L’appel est renvoyé au bout du temps défini dans Faire sonner pendant.
  • Appeler le numéro et le poste en même temps: L’appel est dirigé vers le numéro de poste appelé et le numéro de renvoi d’appel.
  • Lorsque l’appelant appuie sur 1: L’appel est renvoyé au bout du temps défini dans Faire sonner pendant, seulement si votre correspondant appuie sur 1.
Destination

Une fois les conditions de renvoi d’appel déterminées, vous pouvez définir si l’appel doit être renvoyé vers un numéro externe (ex: numéro de cellulaire) ou vers un autre poste (numéro interne).

Lorsque la case Numéro externe est cochée, une case apparaît dans laquelle il faut que vous entriez le numéro externe sur lequel vous souhaitez renvoyé l’appel.

Destination des postes téléphoniques

Lorsque la case Poste est cochée, un menu déroulant apparaît dans lequel il faut que vous choisissiez le numéro du poste vers laquelle vous souhaitez renvoyer l’appel.

Numéro des postes téléphoniques

Activer le message indiquant si l’usager est au téléphone

À l’aide du menu déroulant, vous pouvez déterminer ce qui se passera lorsqu’une personne tente de vous joindre alors que vous êtes déjà en ligne: laisser sonner (défaut), faire jouer un message indiquant que vous êtes déjà au téléphone ou envoyer le deuxième appel dans votre boîte vocale.

Message des postes téléphoniques occupés

Message vocal

Vous pouvez décider si vous voulez activer la boîte vocale pour le poste téléphonique. Si vous activez cette option, votre correspondant tombera sur une boîte vocale une fois que le temps défini dans Faire sonner pendant sera écoulé.

Attention: Si cette option est désactivée, le téléphone sonnera indéfiniment.

Si l’option Message vocal est activée, vous pouvez alors définir:

  • L’adresse courriel sur laquelle les notifications de message vocal seront envoyées;
  • Le mot de passe de la boîte vocale;
  • Si vous souhaitez stocker les messages vocaux sur le serveur. Si vous cochez la case, les messages vocaux vous seront envoyés par courriel, mais ne se trouveront pas sur votre boîte vocale.

Message vocal des postes téléphoniques

Si vous avez choisi l’option de stockage des messages vocaux sur le serveur, il est possible d’écouter les messages par téléphone. La limite de stockage est de 100 messages par boîte vocale. Lorsque cette limite est atteinte, les correspondants ne peuvent plus laisser de messages.

La ligne suivante permet de vérifier le nombre de messages se trouvant dans la boîte vocale.

Message vocal des postes téléphoniques

Nombre de messages

Vider la boîte vocale des postes téléphonique L’icône représentant une poubelle vous permet de vider la boîte vocale.

Le système vous demande de confirmer la suppression de tous les messages. Il vous offre également la possibilité d’effacer les messages personnalisés liés à la boîte vocale (message de non-disponibilité, message temporaire, etc) en cochant la case à côté de la question Voulez-vous aussi effacer vos messages d’accueil personnalisés?

Supprimer les messages personnalisés des postes téléphoniques

Confirmer la suppression des messages personnalisés Vous devez ensuite valider votre réponse en cliquant sur Oui.

Find-Me / Follow-Me

Cette option vous permet de transférer les appels entrants vers un autre numéro, un cellulaire par exemple, tout en ayant la possibilité de filtrer les appels. Si l’option Find-Me / Follow-Me est activée, vous pouvez alors définir:

  • Le numéro sur lequel vous souhaitez que l’appel soit transféré;
  • La durée pendant laquelle vous souhaitez faire sonner votre téléphone avant que l’appel
    soit transféré;
  • Si vous souhaitez que votre correspondant entende une musique d’attente plutôt que la
    tonalité régulière une fois l’appel transféré;
  • Si vous souhaitez que votre correspondant s’identifie afin de filtrer les appels transférés.

Attention: Le renvoi d’appel doit être désactivé pour que cette option soit enclenchée.

Find-Me / Follow-Me sur les postes téléphoniques

Important: Pour que les modifications soient prises en compte, il ne faut pas oublier de sauvegarder!

Sauvergarder les modifications des postes téléphoniques

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