Guide de l’administrateur pour gérer les boîtes vocales de votre système de téléphonie depuis Studio, le portail de gestion en ligne d’Ubity.
1 Se connecter à l'interface
Nom d’usager: votre adresse courriel
Si vous ne vous êtes jamais connecté ou si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, veuillez faire une demande sur l’interface (en cliquant sur Récupérer votre mot de passe) car nous n’y avons pas accès par souci de sécurité.
2 Ajouter une boîte vocale
Créer une boîte vocale
Vous devez vous rendre dans l’onglet Outils, puis cliquer sur Boîtes vocales et enfin sur Ajouter une boîte vocale…
Le formulaire suivant apparaît à l’écran:
Entrer le numéro du poste rattaché à la boîte vocale.
Entrer le nom de la boîte vocale (exemples: nom de la personne à qui est rattachée la boîte vocale ou Boîte vocale générale ou Salle de conférence…)
Définir les options de la boîte vocale
Entrer l’adresse courriel à laquelle vous souhaitez faire parvenir les messages vocaux laissés sur la boîte vocale.
Entrer le mot de passe pour accéder à la boîte vocale.
Cocher la case suivante si vous ne souhaitez pas conserver sur le serveur les messages vocaux laissés sur la boîte vocale. Ces derniers seront alors envoyés uniquement par courriel à l’adresse indiquée ci-dessus. Ils ne seront plus accessibles à l’aide d’un téléphone.
Définir la durée maximale des messages.
Le nombre maximum de messages enregistrés est bloqué, par défaut, à 100.
Ne pas oublier de sauvegarder afin de finaliser le processus.
3 Les options de vos boîtes vocales
Vous devez vous rendre dans l’onglet Outils, cliquer sur Boîtes vocales puis sur le bouton d’édition des options.
Le formulaire suivant apparaît à l’écran.
Modifier les options
Pour modifier les options se trouvant dans le formulaire, vous pouvez suivre les instructions données dans le paragraphe «Définir les options de la boîte vocale» au point 3 ci-haut.
Vider une boîte vocale
Si vous avez choisi l’option de stockage des messages vocaux sur le serveur, il est possible d’écouter les messages par téléphone. La limite de stockage est de 100 messages par boîte vocale. Lorsque cette limite est atteinte, les correspondants ne peuvent plus laisser de messages.
La ligne suivante permet de vérifier le nombre de messages se trouvant dans la boîte vocale.
L’icône représentant une poubelle vous permet de vider la boîte vocale.
Le système vous demande de confirmer la suppression de tous les messages. Il vous offre également la possibilité d’effacer les messages personnalisés liés à la boîte vocale (message de non-disponibilité, message temporaire, etc) en cochant la case à côté de la question Voulez-vous aussi effacer vos messages d’accueil personnalisés?
Vous devez ensuite valider votre réponse en cliquant sur Oui.
4 Supprimer une boîte vocale
Vous devez vous rendre dans l’onglet Gestion et cliquer sur Boîtes vocales.
Cliquer sur le bouton d’édition qui se trouve à côté du nom de la boîte vocale que vous souhaitez supprimer.
Un formulaire apparaîtra à l’écran. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Supprimer.
Pour en savoir plus sur les files d’appels, voir aussi:
