006 — Guide pour programmer une fermeture exceptionnelle

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Guide de l’administrateur pour programmer une fermeture exceptionnelle depuis Studio, le portail de gestion en ligne d’Ubity.

1 Se connecter à l'interface

Adresse de l’interface: https://studio.ubity.com

Nom d’usager: votre adresse courriel

Si vous ne vous êtes jamais connecté ou si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, veuillez faire une demande sur l’interface (en cliquant sur Récupérer votre mot de passe) car nous n’y avons pas accès par souci de sécurité.

2 Utiliser le message de fermeture habituel

Vous souhaitez que votre système téléphonique soit en mode fermé et utilise votre message de fermeture habituel (celui qui est joué en dehors de vos heures d’ouverture). Dans ce cas, vous pouvez dès à présent suivre les instructions du point 5 de ce guide pour programmer vos fermetures de l’année.

Attention! Avant de partir en congé, il est important que vous preniez le temps de vérifier que le changement est bien appliqué en appelant le numéro de téléphone de votre compagnie.

3 Utiliser un message différent dont vous avez le code d'activation

Si vous possédez déjà le code pour enregistrer le message de fermeture exceptionnelle et l’activer, vous pouvez l’enregistrer et l’activer selon vos besoins. Veillez à suivre les instructions fournies avec le code pour que le changement soit appliqué correctement.

Veuillez noter que dans la majorité des cas vous devez ajouter une fermeture exceptionnelle (en suivant les instructions du point 5 de ce guide) car le code d’activation fonctionne uniquement lorsque les appels suivent le comportement « fermé » régulier.

Attention! Avant de partir en congé, il est important que vous preniez le temps de vérifier que le changement est bien appliqué en appelant le numéro de téléphone de votre compagnie.

4 Utiliser un message différent dont vous n'avez pas le code d'activation

Vous souhaitez que votre système téléphonique soit en mode fermé et utilise un message différent de celui joué durant vos heures de fermeture habituelles, et vous ne possédez pas encore un code pour enregistrer votre message de fermeture temporaire.

Dans ce cas, vous devez envoyer un courriel à notre service à la clientèle (support@ubity.com) afin que nous vous fournissons un code pour enregistrer votre message de fermeture temporaire. Nous vous fournirons également un code spécifique pour activer/désactiver le message de fermeture temporaire. Il vous suffira de le composer au moment de quitter votre bureau, le jour où débute votre congé exceptionnel, et de le recomposer à votre retour.

Une fois que vous aurez reçu votre code et enregistré votre message, vous pouvez configurer des journées de fermeture exceptionnelle pour la période désirée en suivant les instructions fournies dans le 004 — Guide pour modifier le comportement de vos numéros.

Attention: À l’approche d’une période de congés, des délais supplémentaires peuvent s’appliquer compte tenu des nombreuses demandes envoyées à notre service à la clientèle. Nous vous recommandons de vous préparer le plus tôt possible.

5 Ajouter une exception pour une fermeture occasionnelle

Pour davantage d’information et des directives détaillées sur la modification des comportements de vos numéro, voir le 004 — Guide pour modifier le comportement de vos numéros.

 

NB : Vous pouvez faire autant de changements que vous le désirez et ajouter autant d’exceptions que nécessaire.

Note: Les exceptions ne sont pas liées à l’année. Par exemple, si vous paramétrez une exception pour le 10 octobre, elle se répétera le 10 octobre de l’année suivante. Il faut donc contrôler cette page régulièrement et enlever les exceptions qui ne sont pas valables chaque année à la même date.

 

Attention! Avant de partir en congé, il est important que vous preniez le temps de vérifier que le changement est bien appliqué en appelant le numéro de téléphone de votre compagnie.

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