023 — Guide sur vos listes d’appels

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Guide de l’administrateur sur la liste des appels de votre système de téléphonie depuis Studio, le portail de gestion en ligne d’Ubity.

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2 Comprendre les listes d'appels

Visualiser vos listes d’appels

Vous devez vous rendre dans le menu Rapports et cliquer sur Liste des appels. Par défaut, c’est la liste de tous les appels qui apparaît à l’écran. Vous pouvez changer de catégorie d’appels en cliquant sur le menu déroulant Type (locaux, interurbain, internationaux, interne, entrants…).

Le champ Période vous permet de définir la période sur laquelle vous souhaitez visualiser vos appels. Pour la modifier, vous devez cliquer sur les dates.

Le champ Rechercher vous permet de faire une recherche par nom d’identification de l’appelant, par numéro ou par poste téléphonique. Vous devez entrer le nom d’identification de l’appelant, le numéro de téléphone ou de le poste téléphonique que vous recherchez, le système vous proposera les différentes options de recherche.

Attention: Avant d’utiliser le champ Rechercher, vérifiez bien que vous vous trouvez dans la bonne catégorie d’appels.

Vue d’ensemble

Une fois la catégorie et la période définies, la section Vue d’ensemble vous donne certaines informations à propos des appels qui se trouvent dans la liste qui s’affiche.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

Le champ Coût total vous indique le coût total des appels.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

Le champ Temps total de conversation vous indique le temps d’appel cumulé.

Le graphique Répartition des appels par heure vous permet de visualiser le nombre d’appels cumulés sur la période et selon l’heure de la journée.

Si vous cliquez sur l’une des classes (barres) de l’histogramme, vous accéderez a la liste des appels correspondants.

Le graphique Répartition des appels par jour vous permet de visualiser le nombre d’appels cumulés par jour.

Si vous cliquez sur l’une des classes (barres) de l’histogramme, vous accéderez a la liste des appels correspondants.

Liste des appels:

Note: Certaines informations listées ci-dessous peuvent parfois être indisponibles (informations d’identification, numéro de téléphone…).

A. Tous les appels

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels et fax, toutes catégories confondues.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis l’appel.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel.
    • Du poste: Il s’agit du numéro de poste depuis lequel l’appel a été émis.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel.
    • Au poste: Il s’agit du numéro de poste que la personne qui a émis l’appel a voulu joindre.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute selon le type d’appel.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Type: Il s’agit de la catégorie de l’appel.
  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger
    l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

B. Appels locaux

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis depuis vos numéros et vers des numéros locaux.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira de vos propres informations.
    • Du poste: Il s’agit du numéro de poste de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il n’y a pas de taux d’appel pour les appels locaux.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il n’y a pas de prix d’appel pour les appels locaux.
  • NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger
    l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

C. Appels interurbains

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis depuis vos numéros et vers des numéros hors de votre zone d’appels locaux.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira de vos propres informations.
    • Du poste: Il s’agit du numéro de poste de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute d’un appel interurbain.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

D. Appels internationaux

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis depuis vos numéros et vers des numéros à l’étranger.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira de vos propres informations.
    • Du poste: Il s’agit du numéro de poste de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute d’un appel international.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

E. Appels internes

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été passés à l’interne.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira d’un de vos numéros de téléphone ou une de vos postes téléphoniques.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit du nom de la personne qui a émis l’appel.
    • Au poste: Il s’agit du numéro de poste que l’appelant a voulu joindre.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il n’y a pas de taux pour les appels internes.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il n’y a pas de prix pour les appels internes.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

F. Appels entrants

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis vers vos numéros.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis l’appel.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira d’un de vos numéros.
    • Au poste: Il s’agit du numéro de poste que l’appelant a voulu joindre.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute d’un appel entrant.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

G. Appels entrants sans frais

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis vers vos numéros sans frais. Cette catégorie n’est disponible que si vous avez des numéros sans frais.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis l’appel.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira d’un de vos numéros sans frais.
    • Au poste: Il s’agit du numéro de poste que l’appelant a voulu joindre.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute d’un appel entrant sans frais.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

H. Appels sortants

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis depuis vos numéros.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira d’un de vos numéros.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel.
    • Au poste: Il s’agit du numéro de poste que l’appelant a voulu joindre.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute de l’appel sortant.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

I. Appels conférence

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels de conférence.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle la personne a rejoint la conférence.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a rejoint la conférence.
    • Durée: Il s’agit de la durée pendant laquelle la personne est restée dans la conférence.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute d’un appel de conférence.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

J. Appels de service

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des appels qui ont été émis depuis vos numéros et vers des numéros de service (411, 911…).

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle l’appel a été émis.
    • État: L’icone indique si l’appel a été passé correctement.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit des informations d’identification de la personne qui a émis l’appel. Dans cette catégorie d’appels, il s’agira de vos propres informations.
    • Du poste: Il s’agit du numéro de poste de la personne qui a émis l’appel.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire de l’appel.
    • Durée: Il s’agit de la durée de l’appel.
    • Taux de l’appel: Il s’agit du prix à la minute d’un appel de service.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il s’agit du coût de l’appel calculé à partir du taux et de la durée de l’appel. Cette somme ne vous est pas forcément facturée, elle apparaît à titre indicatif.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Les boutons qui se trouvent dans cette case vous permettent d’écouter ou de télécharger l’enregistrement de l’appel (voir la fiche dédiée à cette option).

K. Fax entrants

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des fax que vous avez reçus.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle le fax a été émis.
    • État: L’icone indique si le fax a été reçu correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis le fax.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit du nom de la personne qui a émis le fax.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire du fax. Dans cette catégorie, il s’agira d’un de vos numéros de fax.
    • Au poste: Il n’y a pas d’extension pour les fax.
    • Durée: Il s’agit de la durée de réception du fax.
    • Taux de l’appel: Il n’y a pas de taux pour les fax.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il n’y a pas de prix pour les fax.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Actions: Cette option n’est pas disponible pour les fax.

L. Fax sortants

    • Dans cette catégorie, vous trouverez la liste des fax que vous avez émis.

    • Date: Il s’agit de la date et de l’heure à laquelle le fax a été émis.
    • État: L’icone indique si le fax a été émis correctement.
    • Du numéro: Il s’agit du numéro de la personne qui a émis le fax. Dans cette catégorie, il s’agit d’un de vos numéros de fax.
    • Identification de l’appelant: Il s’agit du nom de l’entreprise qui a émis le fax. Dans cette catégorie, il s’agit du vôtre.
    • À: Il s’agit du numéro du destinataire du fax. Dans cette catégorie, il s’agira d’un de vos numéros de fax.
    • Au poste: Il n’y a pas de poste pour les fax.
    • Durée: Il s’agit de la durée d’émission du fax.
    • Taux de l’appel: Il n’y a pas de taux pour les fax.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

  • Coût d’appel: Il n’y a pas de prix pour les fax.

NB: Cette information n’est visible que par certains administrateurs.

Trier vos listes d’appels

Dans chaque catégorie, vous pouvez trier la liste des appels/fax en cliquant sur l’entrée du tableau correspondante. Par exemple, pour un tri par ordre chronologique, vous devez cliquer sur l’entrée Date du tableau.

Filtrer les appels dans vos listes d’appels:

Dans chaque catégorie, vous pouvez filtrer la liste des appels/fax, c’est-à-dire ne plus voir que les appels qui respectent certains paramètres.

A. Avec un numéro de téléphone

Avec votre curseur sur la case du tableau dans laquelle se trouve le numéro de téléphone choisi comme filtre, cliquez sur le bouton Voir les options (bouton représentant une petite roue d’engrenage) qui apparaîtra, puis sur la petite case Filtrer en utilisant ceci…

B. Avec le nom d’identification de l’émetteur ou du récepteur

Positionnez votre curseur dans la case du tableau dans laquelle se trouve le nom choisi comme filtre. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton Voir les options (bouton représentant une petite roue d’engrenage) qui apparaîtra à côté de celui-ci, puis sur la petite case Filtrer en utilisant ceci…

C. Avec un numéro de poste

Vous devez positionner votre curseur dans la case du tableau dans laquelle se trouve le numéro de poste choisi comme filtre. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton Voir les options (bouton représentant une petite roue d’engrenage) qui apparaîtra à côté de celui-ci, puis sur la petite case Filtrer en utilisant ceci…


3 Visualiser le cycle de vie de vos appels

Cette fonction vous donne un aperçu du déroulement complet d’un appel en affichant les étapes franchies par l’appel du début à la fin.

Visualisateur du cycle de vie d’un appel

Pour visualiser le cycle de vie d’un appels, identifier l’appel en question dans la listes des appels et cliquer sur l’icône i dans la colonne Outils de la grille.

Le cycle de vie de l’appel apparaîtra.

Le cycle est composé d’encadrés pâles et/ou foncés: les encadrés foncés représentent les touches appuyées par l’appelant, alors que les encadré pâles représentent les différentes étapes franchies par l’appel.

Étapes du cycle de vie d’un appel

Flèche vers le bas  Début d’un appel entrant

Flèche vers le haut  Début d’un appel sortant

Son  Son automatisé entendu par l’appelant

Bouée  Redirection de l’appel vers une file d’appels

Combiné vers le haut  L’appel sonne au poste auquel il a été transféré (accompagné du temps écoulé)

Utilisateur  Réception de l’appel par le poste (accompagné de la durée de l’appel)

Combiné à plat  Fin de l’appel

Boîte vocale  L’appelant atteint la boîte vocale

Répertoire  L’appelant atteint le répertoire de l’entreprise

Groupe  L’appel est distribué à un groupe d’appels

Flèche transfert  L’appel est réacheminé par un transfert, un renvoi ou une fonction de Find-me/Follow-me

Plus  Fin du cycle d’un appel lorsqu’il est réacheminé

Note: Certains cas de réacheminements d’appels (transferts, renvois ou Find-me/Follow-me) pourraient être incomplets ou représentés par plus d’un cycle d’appel.

Des informations supplémentaires s’affichent au survol d’une étape du cycle par le curseur.

Détails du cycle dans la liste de appels

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