022 — Guide pour gérer vos enregistrements d’appels

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Guide de l’administrateur pour gérer les enregistrements des appels de votre système de téléphonie depuis Studio, le portail de gestion en ligne d’Ubity.

1 Se connecter à l'interface

Adresse de l’interface: https://studio.ubity.com

Nom d’usager: votre adresse courriel

Si vous ne vous êtes jamais connecté ou si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, veuillez faire une demande sur l’interface (en cliquant sur Récupérer votre mot de passe) car nous n’y avons pas accès par souci de sécurité.

2 Activer et désactiver les enregistrements

Vous devez vous rendre dans l’onglet Gestion, puis cliquer sur Postes téléphoniques. Il faut alors cliquer sur le bouton Modifier qui se trouve au bout de la ligne correspondant au poste téléphonique à configurer.

Modifier les options des enregistrements d'appels
Dans les Paramètres d’administration, vous pouvez activer ou désactiver l’enregistrement des appels entrants et/ou sortants.

Activer les enregistrements d'appels

Attention: Pour que les appels entre postes soient enregistrés, l’enregistrement des appels doit être activé pour ces deux postes.

3 Écouter et télécharger les enregistrements

Quand l’enregistrement des appels est activé, vous avez la possibilité de les écouter directement sur l’interface ou de les télécharger. Pour cela, il faut vous rendre dans le menu Rapports, puis cliquer sur Liste des appels. Vous vous trouverez alors devant la liste de tous vos appels. Si vous avez accès aux enregistrements d’appels, des icônes apparaîtront dans la colonne Actions.

Note: Si vous êtes administrateur, vous pouvez visualiser les appels des différentes postes que vous gérez. Les utilisateurs simples n’auront accès qu’à leurs propres appels.

Vous pourrez ensuite trouver l’appel que vous chercher à écouter en utilisant le menu déroulant Type (appels locaux, interurbain, entrants…) et les différents outils de recherche (période, tri par numéro, par date ou par nom, etc).

Pour écouter l’enregistrement, il vous faut cliquer sur le bouton Play au bout de la ligne correspondant à l’appel que vous souhaitez entendre.

Pour télécharger l’enregistrement, cliquer sur le bouton Télécharger au bout de la ligne correspondant à l’appel que vous souhaitez entendre.

Par défaut, les enregistrements sont conservés pendant 7 jours. Si vous souhaitez augmenter la durée d’archivage, vous devez communiquer avec votre contact au Service des ventes car cette option est payante.

Attention: Il n’y a aucun moyen de supprimer les enregistrements.

Note: Si vous avez des files d’appels des cas particuliers s’appliquent.

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